Guía operativa diaria — Antonia
Orden, decisiones y protocolo. Para que sepas exactamente qué hacer cada día sin tener que preguntar.
Cómo usar este documento: seguí las secciones en orden. Cada sección tiene su flujograma visual aparte para guiarte en las decisiones. Al final del día anotás en la tabla de Notion qué objetivos lograste.
📊 Flujograma — Rutina diaria (orden obligatorio)
1Apertura del día
Lo primero al sentarte. Antes de cualquier otra cosa.
Abrí estas tres pestañas y dejalas fijas todo el día:
- Notion — tablero de Instrucciones Diarias https://www.notion.so/Instrucciones-Diarias-Tareas-y-Rutina-3334628f84fb81fe8b30ebdc9c00d6c5
- Airtable — base OdontoCL FONASA https://airtable.com/appztkLcgbTHL3RCy/tblUW3OQHqrija8JE/viwbtwk5A0Y4ELrmv
- Correo — contacto@odontocl.cl
Bitácora del día: en Notion existe una tabla por día. Al cerrar la jornada marcás si lograste el objetivo de cada sección (sí / parcial / no) y dejás una nota corta de por qué. Esto es lo que nos permite ver dónde se atasca el flujo.
2Revisión y respuesta de correos
Clasificar antes de responder. Todo correo se acusa recibo, sin excepción.
Los correos entran en una de cuatro categorías. Identificá primero el tipo, después actuás:
A) Documentos de clientes para actualizar carpeta
1. Abrir el correo y acusar recibo (responder confirmando que lo recibiste).
2. Revisar los documentos adjuntos uno por uno.
3. Subirlos a la carpeta Drive del cliente.
4. Dejar observaciones en el campo correspondiente del Airtable.
5. Actualizar el estado según cuántos documentos le faltan:
| Documentos faltantes | Estado en Airtable |
|---|---|
| Ninguno | Listo para enviar |
| 1 a 3 documentos | Casi listo |
| Más de 3 / faltan los críticos | Documentos claves |
B) Respuestas de Fonasa
Importantes. Notificarme inmediatamente por WhatsApp.
Actualizar el caso en Airtable con la respuesta y la fecha.
Si Fonasa pide algo, transcribilo textual en las observaciones del cliente.
C) Consultas sobre plataformas de venta de bonos
Indicarles que revisen la Plataforma de Venta de Bonos en el Módulo 5 del curso.
Ahí van a encontrar el esquema completo con los contactos de cada empresa.
No mencionar nombres de plataformas específicas por correo — toda la información está en el módulo.
D) Seguimiento del proceso
El cliente pregunta cómo va su carpeta.
Si ya enviamos a Fonasa: indicar si Fonasa respondió o no, y cuánto lleva en revisión.
Si todavía está armando carpeta: indicar qué le falta según Airtable.
Regla de oro: ningún correo se queda sin acusar recibo. Aunque no tengas la respuesta completa, responde algo del tipo "recibido, lo estoy revisando, te respondo en X horas/mañana".
3Seguimiento de clientes por prioridad
Los que están más cerca de cerrar reciben más presión. Rotación 10 días hábiles.
Cómo priorizar
- Primero los que están en estado Casi listo — a estos hay que insistirles más porque están a un paso.
- Después los que están en Documentos claves — recordatorio firme con la lista de lo que falta.
- El recordatorio rota cada 10 días hábiles por cliente. No antes (los agobia), no después (se olvidan).
Cómo saber a quién contactar hoy
En Airtable hay dos columnas clave:
Última fecha de contacto— la última vez que le escribiste.Próximo contacto— la fecha calculada (última + 10 hábiles).
Vistas que te sugiero crear en Airtable para no perder tiempo buscando:
- "Contactar hoy" — filtro:
Próximo contacto = HOY(), ordenado por estado (casi listo primero). - "Contactar esta semana" — filtro:
Próximo contacto ≤ HOY()+7, agrupado por día. - "Vencidos" — filtro:
Próximo contacto < HOY(). Estos se te pasaron, son prioridad cero del día siguiente. - Vista calendario — mismo Airtable pero en formato calendar, usando la columna
Próximo contacto. Te muestra el mes entero de un vistazo.
Texto del recordatorio (usar siempre este, no improvisar)
Hola (Nombre),
Esperamos que estés bien. Te escribimos para recordarte que aún tenemos pendiente recibir los siguientes documentos para continuar con tu inscripción:
- (Documento 1)
- (Documento 2)
Les recordamos que es fundamental seguir las indicaciones proporcionadas y subir los archivos a la siguiente carpeta de Drive:
[PEGAR AQUÍ EL LINK DE DRIVE DE LA CLÍNICA]
En caso de dudas sobre los formularios o la obtención de documentos, es indispensable ingresar a la plataforma Odontocl. Pueden encontrar el acceso en el correo enviado por cbarra@odontocl.cl, bajo el asunto "Importante: acceso a tu curso", el cual podría estar en la carpeta de spam o notificaciones.
Quedamos atentos a cualquier inconveniente o comentario.
Por favor acusar recibo y notificar por esta vía en caso de subir documentos al drive.
Quedamos atentos.
Atención con el link de Drive: cada clínica tiene su propia carpeta de Drive individual. Antes de enviar el recordatorio, andá al Airtable del cliente, copiá su link de Drive y pegalo en el lugar marcado del texto. No mandes nunca el correo con la marca
[PEGAR AQUÍ EL LINK DE DRIVE DE LA CLÍNICA] sin reemplazarla.
Después de cada envío: actualizar en Airtable la
última fecha de contacto (hoy) y el próximo contacto (+10 hábiles).
Estado actual del seguimiento
47 casos
en estado Documentos claves — les faltan documentos importantes.
16 casos
en estado Casi listo — a estos hay que apretar más.
4Revisión documental antes de subir a Fonasa
No basta con ver que el archivo esté en la carpeta. Hay que revisarlo. Esta es la sección más crítica.
Lo que más rechaza Fonasa: documentos vencidos, legalizaciones antiguas (más de 6 meses), razón social que no coincide entre documentos, y formularios incompletos. Si tenés dudas en un caso, preguntá antes de subir. Subir y que rechacen vale 10 veces más caro en tiempo.
📊 Flujograma — Revisión de carpeta antes de subir a Fonasa
📎 Ejemplos visuales — Cómo identificar el tipo de constitución en Airtable
En la vista general del Airtable mirás la columna Tipo de constitución. Te dice si es 'Empresa en un día' (régimen simplificado) o 'Conservador de Bienes Raíces' (régimen general). De ahí decidís qué documentos jurídicos pedir.
Documento 1 — Resolución sanitaria de la sala de procedimientos
Chequeo 1 — Antigüedad. ¿Tiene más de 5 años? → solicitar certificado de vigencia de la resolución. Para gestionarlo necesitás la clave única del representante legal y su RUT, para hacer la solicitud en Seremi en Línea.
Chequeo 2 — Razón social. ¿Está a nombre de la misma empresa que figura en el Airtable (la que pagó)? Si NO → pedir la resolución de cambio de razón social. Si no la tiene → gestionar el cambio en Seremi.
Si todo OK → marcar revisado y pasar al siguiente documento.
📎 Ejemplos visuales — Resolución sanitaria — qué mirar
Esta es una Resolución Exenta del Seremi (la resolución sanitaria original de sala de procedimientos). Mirá dos cosas: fecha de la resolución (arriba a la derecha: 25.06.2019 — si tiene más de 5 años hay que pedir certificado de vigencia) y el dueño de la resolución (la sociedad MACARENA CORTÉS RODRÍGUEZ E.I.R.L. en VISTOS — tiene que coincidir con el RUT del Airtable).
Cuando la resolución original tiene más de 5 años, se pide este Certificado del Seremi. Acá certifica que la Resolución Sanitaria N°013874 del 25 de junio de 2019 (que aprobó 2 salas de procedimientos odontológicas) se encuentra vigente. Este reemplaza a la resolución original en la carpeta.
Resolución de cambio de razón social. Se pide cuando el nombre que aparece en la resolución sanitaria original NO coincide con el del Airtable. Acá ves que MCR Odontología E.I.R.L. cambió a Clínica Odontológica Macarena Cortés Rodríguez E.I.R.L., manteniendo el mismo RUT 76.917.233-5.
Documento 2 — Patente comercial
Chequeo 1 — Período. Debe corresponder al semestre vigente al momento de subir los documentos. Las patentes de todas las comunas son distintas, pero todas indican el período en el campo Observaciones.
Chequeo 2 — Razón social. A nombre de la empresa que figura en el Airtable.
📎 Ejemplos visuales — Patente comercial — dónde encontrar el período
Importante: las patentes de cada comuna se ven distintas, pero TODAS indican el período en el campo Observaciones. Acá ves: 'Centro de atención odontológica privado período Julio-Diciembre... válida hasta el 31/12/2025'. Si el período no corresponde al semestre actual → pedirla nueva.
Documento 3 — Cédulas de identidad
De todos los profesionales de planta y todos los socios.
Todas vigentes — revisar fecha de vencimiento de cada carnet.
Documento 4 — Resolución sanitaria de Rayos X intraoral
Debe decir expresamente "DENTAL INTRAORAL" — si no lo dice, no sirve.
Si la clínica tiene equipo propio: envían su propia resolución sanitaria.
Si la clínica NO tiene rayos intraoral: deben enviar dos cosas:
- Contrato de colaboración con un centro radiológico, legalizado ante notario. Debe usar nuestro formato de contrato — no sirve otro contrato distinto.
- Resolución sanitaria del centro radiológico externo (también con "Dental Intraoral" expreso).
Importante con el contrato de colaboración: si el cliente te manda un contrato distinto al nuestro (uno suyo, uno del centro radiológico, una versión vieja), no lo aceptes. Pedile que descargue nuestro formato oficial desde el módulo del curso, lo complete, y lo lleve a notarizar. Cualquier otro contrato genera rechazo.
Documento 5 — Documentos jurídicos (depende del tipo de sociedad)
Revisá en Airtable la columna Tipo de constitución antes de pedirle los documentos al cliente. Hay dos regímenes:
Regla general: todos los documentos "legalizados" deben estar autorizados ante notario y tener vigencia máxima de 6 meses. Fonasa rechaza carpetas con legalizaciones antiguas.
Régimen General
Sociedades con escritura pública inscrita en Conservador de Bienes Raíces (CBR).
- Escritura pública de constitución (legalizada, máx 6 meses)
- Escrituras de modificación / transformación / saneamiento, si existen (legalizadas, máx 6 meses)
- Inscripción en CBR (autorizada ante notario, máx 6 meses)
- Publicación en Diario Oficial (copia simple digital, sin vencimiento — pero debe tener QR o firma electrónica)
- E-RUT del SII (copia simple, sin vencimiento)
Régimen Simplificado
Empresa en un Día / Registro de Empresas y Sociedades (RES).
- Estatuto actualizado (descargar de registrodeempresasysociedades.cl)
- Certificado de Vigencia RES (máx 6 meses)
- Certificado de Anotaciones RES (máx 6 meses)
- E-RUT del SII (copia simple)
📎 Ejemplos visuales — Régimen Simplificado (Empresa en un día) — ejemplos
Estatuto Actualizado. Contiene la constitución original más todas las modificaciones posteriores. Se descarga de registrodeempresasysociedades.cl. Acá ves el de Clínica Odontológica Macarena Cortés Rodríguez E.I.R.L., emitido el 29 de octubre de 2025.
Certificado de Vigencia (RES). Acredita que la sociedad está vigente e inscrita, y no ha registrado disolución. Fecha de emisión máximo 6 meses antes del envío a Fonasa. 🚫 Fonasa rechaza certificados vencidos.
Certificado de Anotaciones (RES). Certifica que la sociedad no tiene anotaciones vigentes en el registro. También máximo 6 meses de antigüedad.
📎 Ejemplos visuales — Régimen General — ejemplos de cada documento
Escritura de constitución de la sociedad. En este caso, escritura del 08-05-2008 ante notaría María Gloria Acharán Toledo, repertorio 10423. La copia que envíe el cliente debe ser máximo 6 meses de antigüedad (mirá la fecha de firma electrónica: 6 de enero de 2026).
Escritura de modificación de la sociedad. Si hubo modificaciones posteriores a la constitución, también las pedís. Acá ves una modificación del 19-11-2015. Misma regla: la copia firmada electrónicamente debe ser máximo 6 meses de antigüedad.
Copia de inscripción en el Conservador de Bienes Raíces (CBRS). Acredita la existencia legal de la sociedad. Fecha: 11 de noviembre de 2025 — no debe ser mayor a 6 meses de antigüedad al subir a Fonasa.
Certificado del Registro de Comercio del CBR. Certifica que la sociedad sigue vigente y no ha sido modificada/disuelta. Fecha: 4 de abril de 2026 — esta fecha debe ser menor a 6 meses de antigüedad.
Extracto del Diario Oficial. Copia simple digital. Sin vencimiento para Fonasa, pero asegurate de que incluya código QR o firma electrónica avanzada.
E-RUT del SII. Copia simple, sin vencimiento. Acá ves el de Fulldent y Compañía Limitada — incluye razón social, RUT, giro y dirección.
Documento 6 — Formulario N°1 (revisión por secciones)
Sección A — Identificación de la entidad
Tipo de entidad: debe estar marcada con X la opción "Atención Ambulatoria". Ninguna otra.
Teléfono y correo de contacto: obligatorios. Si quedan en blanco Fonasa rechaza.
Todos los espacios con números: si falta alguno, repetir el dato del campo que ya está completo (no dejar en blanco).
Resto del formulario (revisar uno por uno)
RUT, nombres y profesión de cada profesional listado.
Sección E — Nivel de atención marcado.
Dirección de la sucursal: todos los datos que pide (calle, número, depto, comuna, región).
Códigos de prestación: si no los pusieron, agregalos todos del 25-03-001 al 25-03-007. Verificar que estén bien escritos.
Sección H: nombre y firma del director técnico + nombre y firma del representante legal.
Fecha: máximo 10 días de antigüedad respecto al día que se sube el formulario a Fonasa.
| Código | Prestación |
|---|---|
| 25-03-001 | Diagnóstico, prevención y obturación para un diente |
| 25-03-002 | Obturación 2 hasta 4 dientes (complementario) |
| 25-03-003 | Obturación 5 y más dientes (complementario) |
| 25-03-004 | Endodoncia unirradicular, un diente |
| 25-03-005 | Endodoncia birradicular, un diente |
| 25-03-006 | Endodoncia multirradicular, un diente |
| 25-03-007 | Atención odontológica paciente oncológico |
📎 Ejemplos visuales — Formulario N°1 — qué chequear en cada sección
Sección A del Formulario. Atención: todos los espacios deben tener números — si faltan algunos teléfonos, repetí los que ya están (no los dejes en blanco, Fonasa rechaza). Y debe estar marcada Atención Ambulatoria con X (mirá el círculo verde).
Documento 7 — Anexo 7 / Formulario 1E
Solo agregar la fecha. Nada más.
Documento 8 — Convenio Único
Que estén todos los datos completos.
Que hayan marcado Nivel 1.
Que estén todas las páginas y bien compaginadas.
Con fecha puesta.
📎 Ejemplos visuales — Convenio Único — ejemplo de las primeras páginas
Convenio Único Fonasa MLE. Verificar que todos los campos en amarillo estén completos: ciudad, razón social, RUT, nombre y RUT del representante legal, dirección completa. Y en el cuadro chico amarillo: el Nivel del Rol debe estar marcado como Nivel 1.
Documento 9 — Mandato de Pago
Completo, firmado, con datos bancarios correctos.
5Subir los casos a Fonasa
Solo cuando la sección 4 está 100% completa y el estado en Airtable es "Listo para enviar".
Para la descripción de la solicitud, usar el borrador guardado en Drive:
https://docs.google.com/document/d/1a7VnDgGrDSg8UN4MlO6glZxKjdO-zQfA_G2Nz_1FCgE/edit?tab=t.0
Adaptá el borrador con los datos del cliente. No cambies la estructura — está pensada así para que Fonasa lo procese rápido.
6Revisar los casos ya enviados a Fonasa
Cierre del día. Detectar los que llevan demasiado tiempo sin respuesta.
Para cada caso enviado, revisar la fecha de envío
Si pasaron 20 días hábiles o más sin respuesta → acción inmediata.
Preferencia: llamar a Fonasa. Alternativa: mandar correo a Carlos Aguilar.
Guion de la llamada: "Llamo porque ya se excedieron los 20 días hábiles desde el envío y necesitamos ayuda porque no nos ha llegado respuesta sobre el caso [RUT / nombre clínica]".
Cierre Seremi
Revisar el panel Seremi del Airtable y entrar a Seremi en Línea con clave única.
Hacer clic en Reemplazo de usuarios y después en Bandeja para ver el estado de los trámites Seremi en curso.
(Cata va a completar el detalle de esta parte en una versión próxima.)
✓Cierre del día
- Todos los correos del día respondidos (al menos con acuse de recibo).
- Documentos recibidos hoy subidos a Drive y estado actualizado en Airtable.
- Recordatorios del día enviados (los que tocaban según la columna "Próximo contacto").
- Carpetas revisadas hoy con sus observaciones cargadas.
- Casos listos subidos a Fonasa.
- Casos con más de 20 días: gestión hecha (llamada o correo a Carlos Aguilar).
- Bitácora del día completada en Notion.